01 · Було
Ручний облік чеків
Працівники надсилали або зберігали фото чеків, а дані з них потрібно було вручну переносити в таблицю.
КЕЙС АВТОМАТИЗАЦІЇ
Автоматизація обліку витрат на пальне через Telegram-бота та AI
Працівники надсилають фото чеків із заправки в Telegram-бота, AI розпізнає суму витрат, система додає дані в Google Sheets, зберігає фото чеку на Google Drive і надсилає звіт у Telegram.
- Telegram-бот
- AI/OCR
- Google Sheets
- Google Drive
- Облік витрат
- Автоматичні сповіщення
- 01
Фото чеку
- 02
Telegram-бот
- 03
AI-розпізнавання
- 04
Google Sheets
- 05
Google Drive
- 06
Звіт у Telegram
Коротко про задачу
У компанії працівники часто їздили по роботі та заправляли автомобілі за власні кошти. Після цього компанія компенсувала витрати на пальне за чеками. Але процес був ручним: чеки могли губитися, фото залишались у чатах, суми потрібно було переносити в таблицю вручну, а звіти збирались із затримкою.
02 · Зробили
Telegram-бот + AI-сценарій
Створили Telegram-бота, який приймає фото чеку, передає його на AI-розпізнавання та запускає автоматичний сценарій обліку.
03 · Результат
Автоматичний журнал витрат
Дані по витратах автоматично потрапляють у Google Sheets, фото чеків зберігаються на Google Drive, а відповідальні отримують звіт у Telegram.
Що було проблемою
Коли працівники регулярно їздять по роботі, витрати на пальне швидко перетворюються на окремий адміністративний процес. Потрібно зібрати чеки, не загубити фото, правильно визначити суму, внести дані в таблицю, зберегти підтвердження та повідомити відповідальних.
Чеки губились
Фото чеків могли залишатися в особистих чатах, галереях або пересилатися вручну.
Дані переносили вручну
Суми з чеків потрібно було переглядати, перевіряти та вносити в таблицю вручну.
Облік займав час
Навіть простий чек вимагав кілька ручних дій: знайти фото, визначити суму, записати дані, зберегти підтвердження.
Не було єдиного архіву
Фото чеків не завжди зберігались у структурованому місці, тому їх було складно швидко знайти.
Звіти затримувались
Відповідальні отримували інформацію не одразу, а після ручної обробки.
Як ми автоматизували процес
Ми створили сценарій, у якому працівнику достатньо надіслати фото чеку в Telegram-бота. Далі автоматизація сама обробляє чек, витягує потрібні дані, записує їх у таблицю, зберігає фото та надсилає звіт.
- 01
Працівник надсилає чек
Працівник фотографує чек із заправки та надсилає його в Telegram-бота.
- 02
AI розпізнає суму
AI аналізує фото чеку та визначає суму витрат на пальне.
- 03
Дані записуються в Google Sheets
Автоматизація додає новий рядок у таблицю з потрібними даними.
- 04
Фото зберігається на Google Drive
Оригінальне фото чеку завантажується в окрему папку Google Drive.
- 05
Звіт надсилається в Telegram
Після обробки система надсилає повідомлення в Telegram із результатом.
Які дані зберігаються в Google Sheets
Після обробки чеку система створює структурований запис у таблиці, щоб витрати можна було швидко переглядати, фільтрувати та використовувати для компенсацій.
Поля
- дата обробки
- працівник або Telegram-користувач
- сума витрат на пальне
- тип витрати
- статус обробки
- посилання на фото чеку в Google Drive
- коментар або технічна інформація, якщо потрібно
Google Sheets
| Дата | Працівник | Сума | Категорія | Статус | Фото чеку |
|---|---|---|---|---|---|
| 13.03.2026 | Працівник 1 | 1 250 грн | Пальне | Оброблено | Посилання |
Декоративний приклад. Не реальні персональні дані.
Інструменти в автоматизації
Telegram-бот
Приймає фото чеків від працівників у зручному для них інтерфейсі.
AI/OCR
Розпізнає дані з фото чеку та визначає суму витрат на пальне.
Google Sheets
Зберігає структурований журнал витрат для подальшого обліку.
Google Drive
Архівує фото чеків і дає можливість швидко повернутися до оригіналу.
Telegram-сповіщення
Надсилає звіт або повідомлення відповідальним після кожної обробки.
Автоматизаційна логіка
З'єднує всі сервіси в один стабільний процес без ручного перенесення даних.
Що отримав бізнес
Менше ручного внесення
Відповідальним більше не потрібно вручну переписувати суми з кожного чеку в таблицю.
Чеки не губляться
Кожне фото автоматично зберігається на Google Drive та прив'язується до запису в таблиці.
Швидший підрахунок компенсацій
Дані по витратах доступні одразу після обробки чеку.
Прозорий журнал витрат
Компанія бачить витрати в структурованому вигляді: хто надіслав чек, яка сума, де збережене фото.
Простий інтерфейс для працівників
Працівникам не потрібно відкривати складні системи — достатньо надіслати фото в Telegram.
Менше ризику помилок
Автоматизація зменшує кількість ручних дій, а отже й ризик помилок при перенесенні даних.
Кому підходить така автоматизація
Цей сценарій корисний для бізнесів, де працівники регулярно їздять у робочих цілях, купують пальне або роблять інші витрати, які компанія потім компенсує.
Логістичні компанії
Для обліку витрат водіїв, маршрутів і компенсацій за пальне.
Кур'єрські служби та доставка
Для збору чеків, контролю витрат і швидкого звітування.
Торгові представники
Для працівників, які часто їздять на зустрічі, між клієнтами або точками продажу.
Виїзні сервісні команди
Для майстрів, інженерів, монтажників і технічних спеціалістів.
Будівельні та ремонтні бригади
Для команд, які їздять між об'єктами та регулярно мають транспортні витрати.
Агрокомпанії та польові команди
Для працівників, які працюють на різних локаціях і часто використовують транспорт.
Компанії з кількома локаціями
Для команд, які переміщуються між офісами, об'єктами, складами або магазинами.
Що можна масштабувати далі
Після запуску базового сценарію обліку чеків автоматизацію можна розширювати під складніші фінансові та операційні процеси.
Категоризація витрат
Автоматичне визначення типу витрати: пальне, паркування, мийка авто, ремонт, господарські покупки.
Перевірка дублікатів
Система може перевіряти, чи не був той самий чек уже завантажений раніше.
Погодження компенсацій
Відповідальний може підтверджувати або відхиляти витрату через Telegram.
Місячні звіти
Автоматичний звіт по витратах за працівниками, командами або періодами.
Ліміти витрат
Можна додати контроль лімітів на пальне або інші категорії витрат.
Інтеграція з бухгалтерією
Дані можна передавати в інші системи для подальшого обліку.
Чому цей кейс важливий
Цей кейс показує, як невеликий ручний процес можна перетворити на просту й стабільну автоматизацію. Працівник робить звичну дію — надсилає фото в Telegram, а система бере на себе розпізнавання, запис у таблицю, збереження фото та сповіщення відповідальних.
Хочете автоматизувати облік чеків, витрат або компенсацій?
Опишіть свій процес — ми підкажемо, як його можна автоматизувати через Telegram, AI, Google Sheets, Google Drive або інші інструменти.